Ochrona danych osobowych

Niniejsza informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez RHO Software stanowi dokument o charakterze wyłącznie informacyjnym i jest ujawniona w celu realizacji wynikających z przepisów RODO obowiązków informacyjnych RHO Software.
Zakres informacji
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez RHO Software ma zastosowanie do danych otrzymanych:
  • poprzez formularze elektroniczne,
  • w ramach umów z klientami,
  • w zakresie działań szkoleniowych i marketingowych.
  • Administrator danych osobowych
    Administratorem Pani/Pana danych jest firma RHO Software w Krakowie z siedzibą przy ul. Balickiej 164a (30-198 Kraków), posiadający NIP 569-106-6210 – zwany dalej RHO Software.
    Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych
    Zapytania lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez RHO Software prosimy kierować na podane poniżej dane kontaktowe:

    RHO Software
    ul. Balicka 164a
    30 – 198 Kraków
    Polska

    office@rho.pl
    tel. +48 (12) 421 96 41
    Źródło pozyskania danych i kategorie danych
    RHO Software może otrzymać dane kontaktowe bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą (np. poprzez formularze elektroniczne) lub za pośrednictwem innych osób (np. od pracodawcy, innego pracownika lub innego podmiotu, z którym ta osoba stale współpracuje).W przypadku bezpośredniego kontaktu ma Pani/Pan pełną kontrolę nad zakresem danych udostępnianych RHO Software. W przypadku udostępnienia danych przez inną osobę, RHO Software zbiera tylko podstawowe dane kontaktowe związane z działalnością zawodową, które obejmują: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub funkcję, firmę oraz ewentualnie inne dane wynikające z umowy lub zamówienia w związku, z którymi następuje udostępnienie danych osobowych osoby kontaktowej.
    Cele przetwarzania, podstawa prawna, okres przetwarzania
    Dane osobowe są przetwarzane, w tym przechowywane, wyłącznie przez okres niezbędny do wykonywania umowy lub też przez okres określony przez cele opisane poniżej. Długość przechowywania danych osobowych zależy od celu przetwarzania danych, istnienia prawnego obowiązku ich przetwarzania lub konieczności ochrony Pani/Pana interesów lub RHO Software. Dane osobowe są przetwarzane przez RHO Software wyłącznie:

  • w zakresie niezbędnym dla umożliwienia zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust.1 lit. b) RODO),
  • dla wypełnienia obowiązku prawnego nałożonego na administratora na podstawie przepisu prawa (art. 6 ust.1 lit. c) RODO),
  • dla ustalenia, dochodzenia, egzekwowania, obrony lub ochrony roszczeń lub praw związanych z wykonywaniem umowy, stanowiących prawnie uzasadniony interes RHO Software (art. 6 ust.1 lit. f) RODO),
  • na podstawie Pani/Pana zgody (art. 6 ust.1 lit. a) RODO).

  • Poniżej zostały podane do Państwa wiadomości cele przetwarzania danych osobowych przez RHO Software wraz z podstawą prawną przetwarzania oraz okresem przetwarzania.
    Cel Podstawa prawna Okres przetwarzania
    1. Realizacja umowy lub zamówienia art. 6 ust. 1 lit. b) RODO okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów
    W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Panią/Panem, a RHO Software, dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia. W przypadku formularzy elektronicznych służących do pobrania licencji darmowej wersji oprogramowania podane dane będą przetwarzane w celu dostarczenia licencji oraz w celu kontaktów z tym związanych oraz ewentualnych rozliczeń. W przypadku formularzy elektronicznych umożliwiających zapisanie się na prezentację lub szkolenie organizowane/przeprowadzane przez RHO Software podane dane będą przetwarzane w celu organizacji prezentacji/szkolenia oraz w celu kontaktów z Panią/Panem z tym związanych oraz ewentualnych rozliczeń.
    2. Kontakty biznesowe art. 6 ust. 1 lit. f) RODO do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
    Dane kontaktowe wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub udostępnione w inny sposób mogą być przetwarzane przez RHO Software do celu kontaktów biznesowych. Przedstawiciele RHO Software mogą skontaktować się z Panią/Panem w celu przedstawienia oferty RHO Software, zaproszenia na spotkanie lub w ramach innych działań marketingowych. Może Pani/Pan otrzymywać informacje dotyczącą produktów, usług lub działalności RHO Software oraz inne informacje mające związek z obszarami działalności RHO Software. W przypadku, gdy jest Pani/Pan przedstawicielem dostawcy lub usługodawcy, przedstawiciele RHO Software mogą także skontaktować się z Panią/Panem, aby uzyskać ofertę, informację lub dokumenty. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych. Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych.
    3. Newsletter art. 6 ust. 1 lit. a) RODO do momentu cofnięcia zgody (rezygnacji z otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną)
    W przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera od RHO Software, Pani/Pana adres e-mail będzie wykorzystywany do przesyłania newsletterów. Newsletter będzie wysyłany do Pani/Pana z wybraną przez dział marketingu częstotliwością, tak by zapewnić Pani/Panu dostęp do aktualnych informacji o ofercie i działalności RHO Software oraz innych informacji dotyczących obszarów działalności RHO Software. Zwracamy uwagę, na to że niezależnie od zgody na newsletter, administratorzy mogą mieć podstawę do przetwarzania Pani/Pana danych do celu kontaktów biznesowych w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (zgodnie z pkt 2).
    4. Odpowiedź na zapytanie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO do momentu cofnięcia zgody (rezygnacji z uzyskania odpowiedzi)
    W przypadku wypełnienia formularza kontaktowego lub przekazania zapytania w innej formie (np. e-mail, telefon, portal społecznościowy) wyraża Pani/Pan zgodę na kontakt związany z realizacją Pani/Pana prośby lub zapytania. Aby cofnąć zgodę należy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych”. Ta zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody, ponadto cofnięcie zgody skutkuje brakiem odpowiedzi.
    5. Wykonywanie umowy lub zamówienia pomiędzy RHO Software, a innym podmiotem art. 6 ust. 1 lit. f) RODO okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
    W przypadku wskazania Pani/Pana jako osoby do kontaktów przez pracodawcę lub inny podmiot, Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w celu wykonania i rozliczenia umowy (lub zamówienia) zawartej pomiędzy RHO Software, a Pani/Pana pracodawcą lub tym innym podmiotem. Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku obejmowało bieżące kontakty związane z realizacją takiej umowy, sporządzenie i archiwizację dokumentacji z wykonania umowy oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, wykonanie zawartych umów i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia. Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych.
    6. Współpraca z partnerem RHO Software art. 6 ust. 1 lit. f) RODO okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów lub do dnia uwzględnienia sprzeciwu złożonego na podstawie art. 21 RODO
    W przypadku zainteresowania produktem lub usługą, których dystrybucja odbywa się przez partnera RHO Software, Pani/Pana dane osobowe zostaną udostępnione partnerowi. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan potencjalnym lub obecnym klientem RHO Software, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest/będzie Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje. Przetwarzanie Pani/Pana danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest wykonanie zawartych umów, rozwój działalności i rozwój sieci stałych partnerów. Przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania danych osobowych.
    7. Realizacja obowiązku prawnego art.6 ust.1 lit. c) RODO termin przechowywania faktur, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy wynikający z przepisów krajowych administratora
    W przypadku wykonywania umowy lub zamówienia lub innego świadczenia na Pani/Pana rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje lub gdy zostało wykonane na Pani/Pana rzecz jakiekolwiek świadczenie.
    8. Wykonanie zobowiązań oraz dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami art. 6 ust. 1 lit. f) RODO okres wykonywania zobowiązań oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów
    Dane wprowadzone na formularzu elektronicznym, udostępnione w ramach umowy lub zamówienia, lub w inny sposób udostępnione RHO Software mogą być przetwarzane do celu archiwizacji informacji lub dokumentów potwierdzających wykonanie obowiązków RHO Software oraz do celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko RHO Software. Dotyczy to sytuacji, gdy jest Pani/Pan stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Pani pracodawca lub podmiot, z którym Pani/Pan współpracuje oraz sytuacji, gdy na jakiejkolwiek podstawie RHO Software było zobowiązane do wykonania świadczenia na Pani/Pana rzecz lub realizacji Pani/Pana praw. Przetwarzanie danych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest ochrona praw, potwierdzenie wykonania obowiązków i uzyskanie z tego tytułu należnego wynagrodzenia.
    Skutki niepodania danych
    W przypadku formularzy elektronicznych - podanie danych jest dobrowolne, jednak nie podanie danych wskazanych jako wymagane skutkuje brakiem możliwości wysłania formularza i w konsekwencji w zależności od rodzaju formularza brakiem możliwości pobrania licencji, udziału w prezentacji/szkoleniu lub zapisu na newsletter. W przypadku danych zbieranych przez RHO Software w zakresie działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych – podanie danych jest w pełni dobrowolne i konsekwencją ich niepodania może być brak możliwości nawiązania z Panią/Panem kontaktu w przyszłości. W przypadku danych osób, które są stroną umowy/zamówienia zawartej/-ego z RHO Software – podanie danych niezbędnych do wykonania umowy i wykonania obowiązków prawnych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy.
    Rezygnacja z newslettera
    W przypadku wyrażenia zgody na newsletter - zgoda na newsletter jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie. W tym celu prosimy postępować według instrukcji zawartych w otrzymywanym newsletterze lub skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody. Jeżeli zrezygnuje Pani/Pan z otrzymywania newslettera, ale nie złoży sprzeciwu na kontakty biznesowe, to nadal możemy mieć podstawę, żeby kontaktować się z Panią/Panem w tym celu. Aby złożyć sprzeciw na takie kontakty prosimy skorzystać z danych kontaktowych zawartych w części „Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych”.
    Uprawnienia
    Posiada Pani/Pan prawo wglądu do swoich danych osobowych przechowywanych przez Administratora, składając wniosek o dostęp do danych i udzielenie informacji. Ponadto posiada Pani/Pan prawo do:
  • żądania sprostowania informacji o sobie lub swoich danych osobowych - w przypadku, gdy w jego ocenie są one niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe informacje;
  • zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych, w tym wobec odniesieniu do marketingu bezpośredniego; w przypadku wniesienia sprzeciwu zostanie on rozpatrzony przez RHO Software, który w przypadku uzasadnionego żądania może je usunąć albo ograniczyć ich wykorzystanie albo zaprzestać ich wykorzystywania do celów marketingu bezpośredniego;
  • żądania ograniczenia przetwarzania – RHO Software może ograniczyć wykorzystywanie danych osobowych w szczególności w przypadku, gdy został skutecznie zgłoszony sprzeciw, zakwestionowana kompletność lub dokładność przechowywanych danych osobowych lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie ma żądania ich usunięcia;
  • żądania usunięcia danych – RHO Software może usunąć dane osobowe w szczególności w przypadku, gdy został skutecznie zgłoszony sprzeciw, nie istnieje konieczność ich przechowywania, została cofnięta zgoda na ich przetwarzanie lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
  • przenoszenia danych, które pozwala bez dodatkowych kosztów przekazywać je innym podmiotom w celu korzystania z usług świadczonych przez nich; przenoszenie polega na transmisji i dostarczeniu danych osobowych drogą elektroniczną w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do maszynowego odczytu formacie wykorzystywanym przez RHO Software
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu realizacji Pani/Pana uprawnień, prosimy o kontakt zgodnie z informacją podaną w części „Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych”.
  • Dodatkowo informujemy, że
  • prawo do usunięcia danych oraz prawo do żądania ograniczenia ich przetwarzania przysługują tylko w przypadkach wyliczonych w przepisach RODO;
  • prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko w przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda lub wykonanie umowy;
  • administrator może odmówić usunięcia Pani/Pana danych pomimo zgłoszenia takiego żądania, o ile zachodzi jeden z wyjątków wymienionych w RODO np. gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • w niektórych przypadkach administrator może odmówić uwzględnienia Pani/Pana sprzeciwu na przetwarzanie danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, gdy istnieją ważne prawnie uzasadnionych podstawy do przetwarzania danych, które są nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – takie uprawnienie nie przysługuje administratorowi gdy dane są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego (np. kontaktów handlowych).
  • Odbiorcy danych, przekazanie do państw trzecich
    Dane kontaktowe przechowywane są na serwerach RHO Software. RHO Software może udostępniać dane osobowe innym podmiotom wyłącznie w następujących przypadkach:
  • jeżeli powszechnie obowiązujące przepisy prawa lub władza publiczna określą, że RHO Software jest zobowiązany udostępniać dane osobowe dla celów wymiaru sprawiedliwości;
  • konieczności udostępnienia danych osobowych w celu ustalenia, wykonywania lub obrony praw RHO Software;
  • konieczności udostępnienia danych osobowych dostawcom, usługodawcom i partnerom, z którymi RHO Software podejmuje współpracę w zakresie niezbędnym do realizacji usług dla klientów, kontaktów biznesowych, działań marketingowych oraz obsługi działalności RHO Software.
  • Dostawcy usług świadczą usługi w zakresie m.in.:
  • przechowywania, analizowania danych;
  • usług pocztowych i kurierskich;
  • pomocy prawnej i innych wyspecjalizowanych usług.
  • W przypadku przekazania danych do państwa trzeciego, w stosunku którego nie została wydana decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, RHO Software stosuje odpowiednie zabezpieczenia poprzez standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską lub organ nadzorczy (zgodnie z art. 46 ust. 2 pkt c) i d) RODO).
    Zapisywanie danych w plikach cookies
    RHO Software oraz jego partnerzy i dostawcy usług używają plików cookies i podobnych technologii, takich jak tagi i piksele – zwanych dalej łącznie „pliki cookies” - w celu personalizacji i poprawy jakości obsługi, podczas korzystania ze strony internetowej.

    Cookies to małe pliki tekstowe zawierające unikalny identyfikator, które są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym, dzięki czemu urządzenie może być rozpoznawane podczas korzystania z konkretnej strony internetowej. Mogą one być używane tylko przez czas trwania wizyty lub mogą być wykorzystywane do mierzenia interakcji z usługami i treściami w pewnym przedziale czasu. Pliki cookies pomagają w zapewnieniu ważnych funkcji i funkcjonalności stron internetowych i aplikacji mobilnych oraz w celu poprawy jakości korzystania z nich.

    Najczęściej ustawienia przeglądarki domyślnie dopuszczają zapisywanie plików cookies. Za pomocą ustawień przeglądarki można akceptować lub odrzucać nowe pliki cookies oraz usuwać już istniejące albo ustawić przeglądarkę tak, aby powiadamiała o każdym umieszczeniu nowych plików cookies na komputerze lub innym urządzeniu. W przypadku braku zgody na zapisywanie tych plików, należy odpowiednio zmienić ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Zmiana może polegać na niezapisywaniu plików cookies na urządzeniu, bądź na każdorazowym informowaniu o zapisaniu danego pliku na urządzeniu. Szczegółowe informacje na temat sposobu zarządzania plikami cookies dostępne są w ustawieniach oraz w sekcji „Pomoc” przeglądarki internetowej.

    Należy pamiętać, że ograniczenia w stosowaniu plików cookies, w tym wyłączenie niektórych lub wszystkich plików cookies, mogą utrudnić lub uniemożliwić korzystanie ze strony internetowej serwisu, np. może uniemożliwić dokonywanie korzystanie z usług, które wymagają zalogowania. Ustawienia przeglądarki pozwalające na zapisywanie plików oznaczają, że wyraża on zgodę, aby pliki te zapisywane były na jego urządzeniu.

    RHO Software może wykorzystywać pliki cookies w swoich usługach do następujących celów:
  • pliki niezbędne do działania serwisu - pliki te umożliwiają prawidłowe działanie stron, logowanie, nawigowanie. Bez ich zapisania na urządzeniu korzystanie z serwisu jest niemożliwe;
  • pliki zapewniające bezpieczeństwo działań dokonywanych w ramach serwisu. Brak tych plików uniemożliwi bezpieczne działanie;
  • pliki statystyczne - umożliwiają zbieranie przez serwis informacji statystycznych na temat sposobu korzystania z serwisu, w tym korzystania z reklamy internetowej. Informacje te pozwalają m.in. oceniać RHO Software zainteresowanie treściami zamieszczonymi w na stronie internetowej oraz skuteczność internetowych kampanii reklamowych oraz kontrolować które treści i ile razy zostały wyświetlone. Używane pliki cookies służą także do pomiaru skuteczności wiadomości marketingowych, poprzez informowanie, czy marketingowa wiadomość e-mail została otworzona przez odbiorcę;
  • pliki funkcjonalne - pliki umożliwiające spersonalizowanie aktywności i umożliwienie skorzystania z wielu przydatnych funkcji, które one oferują, w szczególności zapamiętanie ustawień i preferencji. Dzięki zapisaniu tych plików na urządzeniu m. in. nie będzie konieczności każdorazowego wpisywania loginu i hasła. Informują także, w jaki sposób strona internetowa jest wykorzystywana, w tym do informowania administratora o tym, czy podczas korzystania z niej pojawiają się komunikaty o błędach. Pliki cookies tego rodzaju zbierają dane, które są w większości zagregowane i zanonimizowane.
  • pliki reklamowe - pliki umożliwiające otrzymanie spersonalizowanej reklamy. Pliki te mogą być wykorzystywane przez serwis lub współpracujących z nim partnerów lub dostawców usług na stronach internetowych innych podmiotów i przy użyciu mediów społecznościowych, dzięki czemu może zostać wyświetlona reklama dostosowana do zainteresowań, a ilość wyświetleń reklamy może być limitowana dzięki czemu reklamy będą mniej uciążliwe itp. Te pliki cookie mogą zbierać informacje zachowaniach w sieci, takie jak adres IP, strona internetowa, z której nastąpiło połączenie.
  • pliki społecznościowe – umożliwiające integrację serwisów społecznościowych z serwisem RHO Software.
  • Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
    Podane przez Panią/Pana dane mogą być przetwarzane w celu profilowania i dostosowania przesyłanych przez nas treści marketingowych, ofert lub informacji do Pani/Pana zainteresowań oraz działalności gospodarczej lub zawodowej. Podane przez Panią/Pana dane nie będą jednak przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji.