⚠️ UWAGA! Ważna informacja dotycząca KSeF
Wyłączenie duplikatów baz danych
Obowiązuje od 1 lutego 2026 r.
Komunikat dla użytkowników systemu MODUS ERP
Szanowni Państwo,
w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) informujemy o istotnych zmianach w zasadach pracy z systemem MODUS ERP, które wymagają niezwłocznego działania po stronie użytkowników.
Warunki licencyjne – przypomnienie
Zgodnie z umową licencyjną każdy Klient ma dostęp do jednej bazy danych w ramach posiadanej licencji.
Rozwiązanie to zapewnia:
- integralność danych,
- poprawne działanie systemu,
- prawidłową synchronizację z KSeF.
❓ Dlaczego to jest teraz kluczowe?
KSeF wprowadza obowiązkową, ciągłą synchronizację danych pomiędzy systemem ERP a platformą Ministerstwa Finansów.
Każda faktura:
- jest wysyłana do KSeF,
- podlega weryfikacji,
- otrzymuje numer KSeF,
a następnie wraca do tej samej bazy danych, na której pracują użytkownicy.
Problem duplikatów baz danych
Praca na więcej niż jednej kopii tej samej bazy danych uniemożliwia prawidłową integrację z KSeF i prowadzi do poważnych konsekwencji.
❌ Skutki techniczne
- brak numerów KSeF w części dokumentów,
- dokumenty zakupu widoczne tylko w jednej bazie,
- rozbieżności między systemem a danymi w KSeF.
⚠️ Skutki księgowe
- błędy w księgowaniu faktur,
- niekompletne raporty finansowe,
- niespójna sprawozdawczość.
Ryzyko kontroli
- różnice między danymi firmowymi a danymi w KSeF,
- problemy podczas kontroli skarbowej,
- potencjalne konsekwencje prawne i finansowe.
✅ Wymagane działanie
Prosimy o natychmiastowe wyłączenie wszelkich duplikatów baz danych, w tym:
- baz używanych równolegle,
- baz „tymczasowych”,
- kopii wykorzystywanych do bieżącej pracy.
✔️ W firmie powinna funkcjonować jedna, główna baza danych.
✔️ Kopie zapasowe (backup) są dozwolone wyłącznie jako archiwum.
Automatyczna blokada od 1.02.2026 r.
Od 1 lutego 2026 roku system MODUS ERP uruchomi automatyczne zabezpieczenia:
- każda próba otwarcia duplikatu bazy zostanie automatycznie i nieodwracalnie zablokowana,
- logowanie do sklonowanej bazy nie będzie możliwe,
- w przypadku wykrycia równoległej pracy na dwóch kopiach obie bazy zostaną zablokowane do czasu wyjaśnienia sytuacji.
⛔ Blokada działa automatycznie – nie ma możliwości jej obejścia.
️️ Wsparcie techniczne
Jeżeli potrzebują Państwo pomocy w:
- konsolidacji danych do jednej bazy,
- sprawdzeniu konfiguracji systemu,
- przygotowaniu do pracy z KSeF,
- przeszkoleniu użytkowników,
prosimy o kontakt z naszym zespołem technicznym.
Podsumowanie
To nie jest wyłącznie zmiana formalna.
Prawidłowa konfiguracja systemu jest kluczowa dla zgodności z przepisami podatkowymi i bezpieczeństwa firmy.
Prosimy o potraktowanie tej sprawy priorytetowo i dostosowanie systemu przed 1 lutego 2026 r.
Zespół RHO
bok@rho.pl